Sınav Uygulamaları Şartnamesi
Bu şartname, hazırlanan personel belgelendirme sektör sınav şartnamelerine göre sınav faaliyetlerinin adil, tarafsız şekilde oluşturulması ve geliştirilmesinin sürdürülmesi ile sınavların hazırlanmasında gizliliği, güvenliği, eşitliği için izlenmesi gereken yolu belirlemektir. Sınav yapıcı/değerlendirici personelin teorik, mülakat ve performans sınavlarında uyması gereken kuralları ve sınav sürecinde yapılması gereken işlemler hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır.
2.UYGULAMA DETAYI:
TANIMLAR
Sınav yapıcı/Değerlendirici: İlgili ulusal yeterlilikteki değerlendirici ölçütlerini karşılayan ve belgelendirme kuruluşu tarafından adayların teorik ve performans sınavlarını ulusal yeterliliklerde tanımlanan şartlar doğrultusunda gerçekleştirmek, ölçmek ve değerlendirmek üzere görevlendirilen kişi.
Gözetmen: Sınavlar esnasında sınav organizasyonunun gerçekleştirilmesinde ve sınav kurallarının yerine getirilmesinde değerlendiriciye destek olan kişi.
İç Doğrulayıcı: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarında iç doğrulama faaliyetlerini yürüten ve iç doğrulamasını yaptığı ulusal yeterlilikteki değerlendirici ölçütlerini haiz olan kişi.
Karar Verici: Değerlendiriciler tarafından gerçekleştirilen ve puanlaması yapılmış sınavların ulusal yeterlilik şartlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleyen, belgelendirme kararını (belge verme/vermeme, belge geri çekme, belgeyi askıya alma/askıdan indirme, belgenin kapsamını genişletme/daraltma) veren ve karar verme süreçlerinde görev aldığı ulusal yeterliliklerin değerlendirici ölçütlerini haiz olan kişi.
2.1 Sınav Dosyasının Oluşturulması
Sekreter veya Kalite Yöneticisi sınav türüne göre sınava girecek adayların sınav evraklarının ve PB.FR39 Sınav Katılımcı İmza Formunun bulunduğu bir sınav dosyası oluşturur. Oluşturulan sınav dosyası kapalı zarf içine konduktan sonra dışına Belgelendirme müdürü tarafından onaylanan görevlendirme yazısı eklenir. Belgelendirme Müdürü veya Kalite yöneticisi tarafından PB.FR33 Sınav Zarf Kapağı mühürlenir ve sınav zarfı sekretaryaya teslim edilir. Eğer zarf Kalite yöneticisine teslim edildiyse kalite yöneticisi sınav zarfını ilgili sınav yapıcıya kendisi de teslim edebilir. Aynı şekilde sınav tamamlandıktan sonra sınav yapıcı zarfı sekretaryaya teslim eder. Her türlü teslim edilme aşamasında zarfın üzerindeki sınav zarf kapağı teslim alan ve teslim eden personel tarafından imzalanır. Sınav yapılan adayların yıl içerisinde birden fazla sınava girme ihtimaline karşı, adayların sınav modülü her sınav için farklı bir modül olması sağlanır. Kuruluşun kullanmış olduğu bilgisayar programında adayın girmiş olduğu sınav modülü belirtilmiş ve bu listeye göre takibi yapılarak farklı modüllerde sınava girmesi sağlanmıştır.
2.2 Teori ve Mülakat Sınavları İçin Sınav Yerinin Belirlenmesi
Kalite yöneticisi teorik ve mülakat sınav yerini belirler. Belgelendirme Kuruluşu’nda yapılan sınavlar dersliklerde ve yoğunluğuna göre eğitim-toplantı salonunda yapılır. Belgelendirme Kuruluşu dışında yapılması planlanan sınavlar için Endüstri Meslek Liseleri veya konu ile ilgili faaliyette bulunan Firma veya Kurumların çalışma sahaları veya eğitim–toplantı salonları, atölye ve derslikleri kullanılabilir. Sınav yerinin uygunluğu, sınav konusuyla ilgili programda belirtilen şartları sağlamalıdır. Belgelendirme Kuruluşu dışında yapılması planlanan ve ilk defa sınav yapılacak sınav yeri için sınav yerinin uygunluğunun değerlendirmesi PB.FR27 Teori ve Mülakat Sınavlar İçin Sınav Yeri Uygunluk Kontrol Formu ile yapılır. Sınav yerlerinin sınav zamanı kullanılmaya karar verilen yerlerin sahibi kurum/kuruluşlarla PB.FR.40 Dış Kaynaklı Yerin Kullanılması İçin Kurum/Kuruluş Sözleşmesi yapılır.
2.3 Uygulama (Performans) Sınav Alanının Belirlenmesi
Uygulamalı (performans) değerlendirme sınavlarında, sınav yapıcı veya sınav yapana yardım etmek için görevlendirilen gözetmen sınav yerini hazırlar. Sınav Yapıcı, Kalite Yönetici veya gözetmen Sınav ortamının sınavdan önce kontrolünü sağlar sınav yerini uygun hale getirir. PB.FR26.01-08 Sınav Yeri Uygunluk kontrol listeleri (Performans) ile sınavda kullanılacak malzeme ve ekipman kontrolü yapılır. Sınav alanı performans sınavı için uygun görülürse form sınav yapıcı/değerlendirici tarafından imzalanarak sekretaryaya ulaştırılır ve MYK portala yüklenmesi sağlanır. PB.FR26.01-08 Sınav Yeri Uygunluk kontrol listeleri (Performans) sınavın gerçekleştirilmesinden en az 1 saat önce kontrol edilerek sınav yapıcı tarafından onaylanmalıdır.
2.4 Sınav Yapıcı (Değerlendirici) ve Karar Vericinin Belirlenmesi
Kalite yöneticisi ve/veya Belgelendirme müdürü, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra sınav yapan personel listesinden sınavı yapacak olan personeli belirler. Sınav Yapıcı personel belgelendirme süreci içinde sınavını yaptığı adayın sınav değerlendirmesi dışında hiçbir faaliyetinde yer alamaz. Sınav Yapıcı personel belirlenirken aday ile sınav yapan personel arasında bir çıkar ilişkisi olmamasına, Sınav yapan personelin, adayın belgelendirilmesi ve eğitimi konularında görev almamış olmasına dikkat edilir. Eğer böyle bir durum sınav yapıcı tarafından farkedilirse görevlendirme formunda ilgili birimler doldurarak durumu belirtir. Ancak sınav öncesinde tanışıklığını farkedemediği bir adayı sınavda farkederse yine durumu PB.FR39 Sınav Katılımcı İmza Formunda belirterek kalite yöneticisinin ve karar vericinin durumdan haberi olmasını sağlar.
Kalite yöneticisi ve/veya Belgelendirme müdürü, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra sınav yapıcıyla beraber karar vericiyi de belirleyebileceği gibi sınav tamamlandıktan sonra da personel listesinden karar verici personeli belirleyebilir. Karar verici personel belgelendirme kararını verdiği adayın belgelendirme prosesinin hiçbir aşamasında görev alamaz.
Yine Karar Verici personel belirlenirken aday ile Karar Verici personel arasında bir çıkar ilişkisi olmamasına, Karar Verici personelin, adayın belgelendirilmesi ve eğitimi konularında görev almamış olmasına dikkat edilir. Eğer böyle bir durum Karar Verici tarafından farkedilirse görevlendirme formunda durumu belirtir. Ancak görevlendirme aşamasında tanışıklığını farkedemediği bir adayı karar verme sürecinde farkederse yine durumu PB.FR19 Sınav Sonuç Değerlendirme ve Karar formunda belirterek kalite yöneticisinin ve karar vericinin durumdan haberi olmasını sağlar.
2.5 Sınavın Gerçekleştirilmesi
Sınav yapıcı/değerlendirici sınavları bu şartnameye, ilgili sektör sınav şartnamesine ve MYK uygulama göre gerçekleştirir. Sınav yapıcı/değerlendirici ilgili bu mevzuata hakim olmak zorundadır. Sınav tüm adaylara aynı şartlarda ve seviyede uygulanmalı, tarafsızlığı tehlikeye düşürebilecek uygulamalardan sakınılmalıdır. Sınavın uygulanışı Programlar, Sınav Şartnameleri, Başarım Ölçütleri, Uygulama ve mülakat sınavı kontrol listeleri ve MYK Ulusal Yeterlilik Kriterlerinde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Ayrıca sınav alanındaki izin verilmeyen yardımcı malzemelerin girişini engelleyici tedbirler alınır.
Programlanan performans sınav programına göre adaylardan biri veya birkaçı sınava gelmediğinde özellikle beraber çalışılan sınavlarda sınav yapıcı/değerlendirici gelmeyen adayın yapacağı işleri diğer adaylara paylaştırır ve sınav süresini uzatarak sınavı başlatır. Ancak gelmeyen adayların durumuna ve çokluğuna göre sınav yapıcı/değerlendirici sınavı iptal etme kararını alabilir. Ayrıca sınavda oluşabilecek elektrik kaçağı, elektrikli aletlerin arıza yapması gibi sınav alanından kaynaklanan sıkıntılarda sınav yapıcı/değerlendirici adayların etkilenmelerine göre sınavı devam ettirme veya iptal etme kararını verebilir. Devam ettirmesi durumunda sınav süresine gereken eklemeleri uygun biçimde yapar.
Performans sınavlarında sınav öncesinde sınav yapıcı aday sayısını ve sınavın türünü göz önünde bulundurarak mola planlaması yapar. Ayrıca sınav yapıcı önceden planlanan mola planına uyabileceği gibi, sınav esnasında zorunlu hallerde mola verebilir. Sınav yapıcı mola vereceği durumlarda aday ve/veya adaylara gerekli uyarıları yaparak sınava mola süresince devam etmemeleri ve sınav kurallarına uymaları konusunda bilgilendirir.
Sınav esnasında sınavın objektifliğine etki edebilecek şekilde birbirlerine yardım etmeye çalışan ve kopya veren adaylar öncelikle sınav yapıcı tarafından kamera karşısında uyarılır. Ancak uyarılara uymayan adayların durumu sınav yapıcı tarafından tutanakla kayıt altına alınır.
Sınav Yapıcı/Değerlendirici performans sınavında adayın her bir ulusal yeterliliğin A1 Başarım Ölçütlerinin tamamının değerlendirilebilmesi için sınav öncesi gereken senaryoyu hazırlar.
Belgelendirme kuruluşu, performans sınavlarında kullanılan sınav materyallerinin toplanması, temizlenmesi, depolanması ve taşınmasından sorumludur. Bu kullanılan malzemelerin taşınması ve depolanması için gerekli alet, teçhizat temin etmek ve gerekli alanı oluşturmakla belgelendirme kuruluşu yükümlüdür.
2.6 Sınavların iptal ve ertelenmesi
Sınav yapıcı sınav saati ve yeri belirlenen sınavı; uygun sınav koşulları oluşmadığı kanaatine vardığında erteleme veya iptal etme kararını alabilir. Böyle bir durumda sınav yapıcı gerekli tutanakları sınav yerinde oluşturarak kalite yöneticisi veya belgelendirme müdürüne bildirir.
Yapılan tetkikler veya denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir usulsüzlük veya sahtecilik tespit edilmesi hâlinde sınavın tümünün ya da sadece usulsüzlük tespit edilen adayın sınavının iptaline Karar Verici tarafından karar verilir. Sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi hâlinde sınav iptal edilir ve bu durum tutanak ile kayıt altına alınır. Sınav esnasında İSG açısından risk oluşturacak durumlarda sınav durdurulur, risklerin ortadan kaldırılması durumunda sınava devam edilir aksi durumda sınav yapıcı tarafından ertelenir veya iptal edilir.
Belgelendirme Kararı verilmiş sınavların iptali durumunda; Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu iptal ettiği sınava ilişkin düzenlediği belgeleri belge sahiplerinden iade etmesini talep ederek geri çağırır. İptal ettiği belgeleri kuruluşunun internet sitesinde belgenin geçersizliğine ilişkin duyuru yapılır. Ayrıca MYK elektronik ortamda bildirir. Tespit edilen usulsüzlük ve sahtecilik hakkında genel hükümler çerçevesinde işlem yapılır.
3. SINAV YAPICI/DEĞERLENDİRCİNİN SINAVLARDA UYMASI GEREKEN KURALLAR
3.1 Teorik Sınavlarda Uyulması Gereken Kurallar
• Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
3.2 Mülakat Sınavlarında Uyulması Gereken Kurallar
• Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
3.3 Performans Sınavlarında Uyulması Gereken Kurallar
• Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
PB.ŞT04 Yay Tar. 15.06.2020 Rev. 00